Loginbildschirm
Nach der erfolgreichen Installation der Software haben Sie über einen Webbrowser (Betriebssystem unabhängig) Zugriff auf den Loginbildschirm. Jeder Benutzer kann sich hier mit den für ihn gültigen Logindaten innerhalb der Software anmelden und landet im Anschluss im Dashboard.
Dashboard
Der Mitarbeiter hat nach dem Login Zugriff auf die ausgewählten Gadgets und kann so besonders einfach und schnell seine Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Dienstgänge erfassen. Auch die Beantragung von Urlaub oder Überwertungszeiten ist möglich.
Ribbon Menü
Über das Ribbon-Menü haben Sie in nahezu jeder Maske die Möglichkeit, Inhalte der OT1000 zu exportieren, zu erweitern oder zu löschen. Durch den gleichbleibenden Aufbau ist der Umgang mit dem Ribbon-Menü schnell gelernt.
Personenfilter
Der von uns für die OT1000 entwickelte Personenfilter bietet Ihnen die komfortable Möglichkeit Ihre Ansicht auf die gesamte Firma, eine einzelne Betriebsstätte, oder eine Abteilung einzuschränken – so behalten Sie immer den Überblick. Auch eine Suche ist selbstverständlich vorhanden.
Seitenmenü
Über das von uns entwickelte Seitenmenü haben Ihre Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die einzelnen Bereiche der Software. Die Menüpunkte können je nach Berechtigung des Mitarbeiters wahlweise angezeigt oder ausgeblendet werden. Um den Sichtbereich zu vergrößern, können Sie auch das gesamte Seitenmenü einklappen.
Monatsjournal
Das übersichtliche Monatsjournal gibt Ihnen oder Ihrem Mitarbeiter schnell einen Überblick über den aktuellen Stand der Arbeitszeiten. Tage, an welchen Ihr Mitarbeiter beispielsweise eine Buchung vergessen hat, werden erkannt und farbig durch die Software hervorgehoben.
Planungsübersicht
In der Planungsübersicht erhalten Sie auf einen Blick alle notwendigen Informationen rund um das Thema Mitarbeiterabwesenheiten. Ob bevorstehender Urlaub oder ein Krankheitsausfall, die Planungsübersicht stellt wahlweise alle Abteilungen dar. Über den Personenfilter lässt sich die Ansicht auch hier wieder einschränken und auf einzelne Bereich herunterbrechen.
Jahreskalender
Der Jahreskalender veranschaulicht das gesamte Jahr für einen von Ihnen ausgewählten Mitarbeiter. Sie erhalten somit detaillierte Informationen über den vom Mitarbeiter genommenen oder verbleibenden Urlaub sowie eine Fehlgrundstatistik. Die gesamte Ansicht lässt sich über das Ribbon-Menü natürlich auch ausdrucken.
Personentableau
Das Personentableau stellt je nach An- oder Abwesenheitsart farbig hinterlegt die jeweilige Abteilung und ihre Mitarbeiter dar. Auf einen Blick erhalten Sie schnell einen Überblick über die Mitarbeiter der Abteilung. Die Farben der einzelnen Gründe sind frei konfigurierbar.
Urlaubsplanung
Über das Urlaubsgadget können Ihre Mitarbeiter bequem und einfach Urlaub beantragen. Wenn das entsprechende Recht vorhanden ist, kann Ihr Mitarbeiter zunächst sehen, wie es zu dem gewünschten Urlaubszeitpunkt in der Abteilung aussieht. Im Anschluss kann der Urlaub per Mausklick beantragt werden woraufhin der Vorgesetzte eine Benachrichtigung sowie eine E-Mail erhält. Über eine Genehmigung oder Ablehung des Urlaubes wird der Mitarbeiter in der OT1000 informiert.
Personalstammblatt
Über den Personalstamm können Sie neue Mitarbeiter anlegen oder bereits bestehende Mitarbeiter bearbeiten. Nachdem Sie einen Mitarbeiter zum Bearbeiten geöffnet haben, können Sie über die einzelnen Karteikarten durch den jeweiligen Mitarbeiter navigieren. Über diesen Dialog können Sie den ausgewählten Mitarbeiter auch dauerhaft oder nur für einen bestimmten Zeitraum in eine andere Abteilung verschieben.
Korrekturliste
Um die Verwaltung der Mitarbeiter weiter zu vereinfachen, verfügt die OT1000 selbstverständlich über eine Korrekturliste. Diese zeigt Ihnen, je nach ausgewählter Hierarchieebene, die Korrekturlisteneinträge der Mitarbeiter an. Durch einen Doppelklick gelangen Sie in den zu korrigierenden Eintrag und können so besonders leicht und zügig die Korrekturliste abarbeiten.
Sammelkorrekturen
Damit Sie eine bestimmte Korrektur nicht einzeln für alle Mitarbeiter durchführen müssen, haben wir in der letzten Version für Sie das Modul für Sammelkorrekturen hinzugefügt. Die Sammelkorrekturen können wahlweise für einzelne Mitarbeiter, eine Gruppe von Mitarbeitern oder eine Abteilung ausgeführt werden. Sie wählen den zu korrigierenden Eintrag aus und unser System erledigt den Rest für Sie.
Listengenerator
Falls Ihnen die von uns ausgelieferten Standardlisten nicht reichen, haben Sie die Möglichkeit, sich Ihre gewünschten Listen mit dem Listengenerator so zu erstellen, wie Sie sie benötigen. Sie haben Zugriff auf alle Felder und Daten, welche die Software im Hintergrund für Sie parat hält und können sich so per Drag & Drop Ihre Liste zusammenstellen.
Revisionssicheres Logbuch
Eine Zeiterfassung verarbeitet betriebsrelevante Daten, welche nachträglich nicht ohne Weiteres verändert werden dürfen. Weil auch hier Ausnahmen die Regel bestätigen, müssen genau solche Änderungen detailliert protokolliert werden. In unserem revisionssicheren Logbuch werden alle Änderungen protokoliert. Per Mausklick können, sofern die benötigten Rechte vorhanden sind, ungewollte Änderungen jederzeit Rückgängig gemacht werden.
Lohnschnittstellen
Durch unseren variablen Lohnschnittstellengenerator können wir nahezu jedes Lohn- und Gehaltssystem mit Ihren Daten aus der Zeiterfassung füttern. Wir erstellen auf Wunsch gerne die für Ihr System benötigte Lohnschnittstelle (sofern noch nicht vorhanden) und begleiten Sie von der Konfiguration bis zum ersten Test mit Live-Daten.
Buchungskarte
Sie möchten gerne wissen, wo Ihre Mitarbeiter die letzten Buchungen abgesetzt haben oder wo sie sich aktuell befinden? Bei einer Onlineverbindung am Standort des Mitarbeiters haben Sie wahlweise die Möglichkeit die Position des jeweiligen bei einer Buchung zu speichern. Diese wird Ihnen anschließend übersichtlich auf einer Karte dargestellt. So behalten Sie immer den Überblick!
Workflows
Urlaubsanträge auf Papier gehören mit der OT1000 der Vergangenheit an. Durch zahlreiche Kombinationsmöglichkeiten gestalten Sie sich Ihren Abwesenheitsworkflow genau so, wie Sie ihn brauchen. Ob eine Benachrichtigung an eine bestimmte Person erzeugt werden soll, oder ob die Kollegen über den bevorstehenden Urlaub informiert werden, liegt ganz bei Ihnen.
Cockpit
Unser Cockpit stellt Ihnen die Leistungswerte Ihrer Firma übersichtlich da. Sie können im Tagesverlauf die exakte Auslastung Ihrer produktiven Mitarbeiter sehen und so auf einen Blick erfassen, wie es aktuell bei Ihnen aussieht. Noch nie war die Auswertung von Produktivität und Leistungsgrad so einfach!
Aufträge
Selbstverständlich ist auch die Erfassung von Betriedsdaten (BDE) mit der OT1000 kein Problem. Legen Sie innerhalb der Software Aufträge an und lassen Sie Ihre Mitarbeiter anschließend auf diese Aufträge stempeln. Anschließend können Sie über die Berichte auswerten, welcher Mitarbeiter zu welchem Projekt wie viel beigetragen hat.
Die hier beschriebenen Funktionen werden in naher Zukunft erweitert. Derzeit befindet sich ein Zutrittsmodul für die OT 1000 Zeiterfassung in der Entwicklung. Neben der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter steuern Sie zukünftig auch Ihre Türen, Tore oder Wechselbereiche ganz bequem über eine Software.